Como escolher o escritório de contabilidade ideal?

A continuidade de um negócio requer a organização fiscal, financeira e contábil de suas operações. Trata-se de um dos principais pilares para a gestão de um negócio e um cuidado essencial para simplificar e garantir a manutenção das atividades de uma empresa, de pequeno, médio ou grande porte.

Diante desse cenário, o recomendado é contratar profissionais especializados na área contábil, que dominem o conhecimento necessário e suficiente. É aí que surge a importância de contar com o apoio de um escritório de contabilidade ideal para identificar problemas, manter documentos em ordem, analisar contratos, efetuar cálculos e reduzir a burocracia.

Mas afinal, como escolher o melhor contador para gerenciar o seu negócio? O que deve ser levado em consideração nessa escolha? Neste post, vamos apresentar algumas dicas que vão ajudá-lo a escolher o escritório de contabilidade ideal para atender a sua empresa. Continue a leitura e saiba como manter as suas operações fiscais e contábeis em dia!

Verifique a situação cadastral do escritório

O primeiro passo para escolher o estritório de contabilidade ideal é verificar a sua situação cadastral. Trata-se de analisar a regularidade do registro perante o órgão da Receita Federal, Conselho Regional de Contabilidade e Alvará de funcionamento. É uma maneira de o escritório demonstrar a sua confiança e credibilidade.

Pesquise o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) correspondente à identidade do escritório, que atesta a regularidade do registro da empresa perante a Receita Federal. Esse documento deve conter as principais informações sobre o negócio, como razão social, atividades desempenhadas, nome fantasia, data de criação, entre outros elementos.

Também é importante verificar se o escritório apresenta o devido Alvará de Localização e Funcionamento. Esse documento representa o registro perante a Prefeitura e atesta que o negócio tem a devida autorização municipal para o exercício.

Além disso, é necessário que o escritório de contabilidade tenha o Certificado de Regularidade (CRC), declaração que comprova a regularidade do negócio e permite executar as suas tarefas.

Busque por avaliações do escritório

Contratar um serviço de contabilidade sem conhecer melhor o trabalho dos profissionais é um tiro no escuro que pode prejudicar os resultados do seu negócio e trazer prejuízos. Nesse sentido, o ideal é procurar por indicações de outros empresários que já contrataram o escritório anteriormente.

Nada melhor do que a recomendação de colegas que conhecem a atuação da empresa em questão. Assim, você passa a ter uma referência maior sobre o serviço que é prestado e pode comparar com as demais ofertas de profissionais no mercado.

Procure um escritório especializado no segmento da sua empresa

Os escritórios de contabilidade mais generalistas reúnem uma clientela extensa e tendem a atuar em causas variadas e mais amplas. Por outro lado, quanto maior for a especialização do escritório, mais aprofundado será o conhecimento dos profissionais que ali atuam.

O escritório de contabilidade ideal é especializado, tem uma boa segmentação das atividades e costuma oferecer soluções mais eficientes para os clientes, uma vez que os contadores dominam conhecimentos aprofundados e conseguem resolver as demandas com mais eficácia.

Assim, antes de efetuar a contratação do serviço, tenha em mente que o escritório deve ter a capacidade e habilidade de atuar no mesmo ramo de sua empresa. Alguns costumam oferecer serviços em apenas um nicho do mercado, como advocacia, engenharia, administração hospitalar, indústria etc. Assim, se o seu negócio está inserido dentro do ramo imobiliário, busque um escritório especializado em contabilidade para esse segmento, por exemplo.

Avalie os modelos de relatório oferecidos

O escritório de contabilidade ideal deve fornecer relatórios com frequência mensal, trimestral ou anual, por exemplo. Essa é uma forma de garantir que o trabalho está sendo feito de maneira correta, além de ser um instrumento que contribui para a tomada de decisões mais acertadas pelo gestor da sua empresa.

Os relatórios mais importantes nesse sentido são o controle de faturamento, folha de pagamento, demonstrações e balanço patrimonial, fluxo de caixa, entre outros.

O recomendado é avaliar a estrutura de cada modelo de relatório e verificar se eles atendem às necessidades contábeis da sua empresa. Caso contrário, será necessário personalizar e customizar os documentos com o objetivo de incluir dados adicionais ou informações mais detalhadas sobre determinada questão.

Essa é uma maneira de saber se o escritório tem flexibilidade e consegue se ajustar às suas demandas e necessidades.

Conheça as formas de atendimento

O escritório deve estar preparado para oferecer um atendimento preciso e ágil quando o cliente necessitar. Portanto, antes de contratar os serviços contábeis, é necessário verificar a disponibilidade e tempo médio que o contador leva para responder um e-mail ou executar um determinado serviço que foi requisitado.

Nesse sentido, o ideal é avaliar o suporte prestado pelos diversos canais disponibilizados, como telefone, site, e-mail, redes sociais etc. Além disso, preste atenção à proatividade, cordialidade e qualidade na assistência prestada. Caso essas características não estejam presentes, reavalie a decisão de contratar esse escritório. O melhor seria procurar outro profissional.

Verifique a relação custo-benefício

O valor dos honorários contábeis cobrados pelo escritório deve corresponder à complexidade das tarefas a serem desempenhadas. Afinal, o contador pode ser contratado apenas para analisar o melhor regime tributário para a sua empresa. por exemplo. Outras vezes, pode ser necessário avaliar o balanço fiscal e contábil de modo frequente, o que demanda mais trabalho.

Além disso, também é necessário levar em consideração outros aspectos, como o valor anual do faturamento da empresa, o número de colaboradores e sócios, a experiência e qualificação dos profissionais, o número de notas fiscais de entradas e saídas, o porte da empresa, o sistema tributário etc.

Portanto, avalie cada elemento com calma e não faça a contratação do contador levando em conta apenas o valor dos serviços cobrados, pois o barato pode sair caro.

Esses são os principais aspectos a serem analisados pra contratar o escritório de contabilidade ideal, que vai funcionar como parceiro da sua empresa. Nesse sentido, é essencial que esse prestador de serviços seja confiável, idôneo e que atue nos conformes da lei. Desse modo, você reduz os riscos de erros e de amargar prejuízos financeiros, além de evitar ser acionado judicialmente.

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