Confira as vantagens da digitalização de documentos na empresa e como fazer!

Os arquivos da empresa, como contratos, recibos de pagamentos, folha de cadastro dos funcionários, balanços financeiros, relatórios contábeis, entre outros, são ferramentas essenciais para o funcionamento do negócio e para a comprovação do cumprimento de responsabilidades, além de auxiliarem na tomada de decisão. Devido a essa importância, é necessário pensar em uma forma de aplicar uma gestão eficaz, e a digitalização de documentos pode ser usada como estratégia nesse processo.

Isso porque, por meio da tecnologia, já é possível tornar essa atividade mais precisa e eficaz por meio da conversão dos arquivos em papéis para o meio digital. Quer entender um pouco mais sobre as vantagens da digitalização de documentos? Então, continue a sua leitura!

Como funciona a digitalização de documentos?

Na digitalização, o documento que foi originado no papel será transmitido para o computador, em formato digital. Isso pode ser feito por scanner ou por demais dispositivos desenvolvidos para essa função.

Essa tarefa exige muito cuidado para que a qualidade da imagem escaneada seja preservada, sendo necessário também nomear cada registro de maneira adequada e inseri-lo na ferramenta desenvolvida para realizar a atividade. Além disso, é preciso garantir a segurança e a confidencialidade dos dados, para que terceiros não autorizados sejam impossibilitados de ter acesso às informações.

Como fazer a digitalização de documentos?

Para garantir a eficácia da digitalização de documentos, um passo a passo simples precisa ser seguido.

Preparação

É importante realizar o preparo de cada documento antes de ser digitalizado. Essa etapa deve ser executada com muita atenção para evitar danos às folhas ou aos aparelhos utilizados para escanear. Entre as atividades englobadas nessa função, estão:

  • higienizar;
  • extrair grades ou clipes;
  • retirar qualquer resíduo que dificulte o trabalho do scanner.

Captura

Nessa fase, são utilizados aparelhos com alta resolução para realizar uma boa captura, considerando os detalhes das imagens. Antes da finalização, os documentos devem ser tratados com mecanismos digitais para que os arquivos tenham uma ótima qualidade visual. Após, eles serão convertidos para alguns formatos, como:

  • PDF;
  • JPG;
  • TIF.

Indexação

Nessa última fase, é preciso organizar os documentos de acordo com as orientações preestabelecidas de cada projeto. Os arquivos seguem para um sistema de gestão, acessível para os colaboradores autorizados e que tenham um dispositivo conectado à rede, que poderão:

  • alterar ou autorizar mudanças no conteúdo;
  • acessar os dados;
  • organizar os dados conforme a padronização definida pela organização;
  • realizar assinaturas digitais, entre outros.

Quais são as principais vantagens da digitalização dos documentos em uma empresa?

Esse processo pode gerar diversos benefícios para o negócio. Conheça os principais!

Segurança

Os arquivos digitalizados apresentam maior durabilidade, pois ficam protegidos de umidade, poeira e das demais ações decorrentes do tempo. Quando inseridos em um software de gestão, eles são guardados com maior segurança, tendo em vista que o recurso possibilita o acesso somente para pessoas autorizadas.

Nesse caso, o usuário deve utilizar o seu login e a senha para visualizar o documento, o que gera um controle eficaz em relação à utilização ou à modificação de qualquer informação. Além disso, o sistema realiza backups constantes para garantir uma cópia atual de todos os dados.

Agilidade no acesso aos arquivos

Com o sistema, é possível realizar buscas por meio de palavras-chave, nomes, entre outros. Além disso, caso o empregado esteja ausente das dependências físicas da empresa, com acesso a um dispositivo móvel com internet, será possível visualizar todos os documentos ao inserir o seu login e a senha de acesso.

Redução das possibilidades de perda dos documentos

Perder um documento importante da empresa pode ser um grande problema. Independentemente de ser você o dono do negócio, o gestor, o líder de algum setor, entre outros, quando as possibilidades de que algum papel vá sem querer para o lixo ou para o arquivo errado são muito altas, o melhor a ser feito é buscar alternativas para evitar maiores prejuízos.

No entanto, quando a digitalização de documentos é implementada, essas chances de perda são bem menores, já que o backup dos documentos é uma medida de segurança eficiente, além de permitir que todos os registros sejam encontrados com muita facilidade.

Organização dos documentos

Ao usar um dispositivo para digitalização, é possível separar e identificar todos os arquivos. Além disso, ele também permite o armazenamento do histórico dos materiais e o compartilhamento com os demais setores e colaboradores, o que deixa os registros mais estruturados e acessíveis para as pessoas cadastradas.

Aumento da produtividade

É muito comum, nas empresas, que os colaboradores percam muito tempo buscando documentos dentro de pastas e arquivos físicos. Nesse caso, a digitalização de arquivos colabora para o aumento da produtividade da equipe, tendo em vista que eles poderão ser identificados em poucos segundos. Para isso, basta acessar o sistema e inserir a palavra-chave. Simples, rápido e prático!

Pelo fato de os arquivos serem protegidos de qualquer operação indevida e não autorizada, há uma exatidão dos dados que evita o retrabalho da equipe, muitas vezes, provocado por erros na identificação do documento exato. Isso porque o sistema identifica de maneira fácil qual é a última versão do registro.

Minimização dos custos

A digitalização dos documentos ajuda a instituição na minimização dos custos originários das impressões de papéis, já que os funcionários conseguem ter acesso aos dados por meio digital. Essa é uma prática que também leva à promoção da sustentabilidade.

Economia de espaço

Outra vantagem bastante importante encontrada na digitalização de documentos é o fato de que, por meio dela, é possível economizar espaço físico. Isso porque não será mais preciso ter uma sala reservada ou mobiliários para guardar o alto volume de papéis, já que tudo vai ficar no computador ou na nuvem, o que não requer um local físico para armazenagem.

Essa otimização de espaço no negócio vai fazer toda a diferença. Ademais, pode gerar melhores resultados para a rotina de trabalho, considerando que trabalhar em pilhas de papéis não contribui em nada para a fluidez das atividades.

Agora que você já sabe a importância da digitalização de documentos da empresa, aproveite para se planejar, seguir o passo a passo aqui indicado e, dessa forma, desfrutar de todas as vantagens que esse processo pode proporcionar, garantindo bons resultados para o negócio.

Achou as informações deste conteúdo interessantes? Então, compartilhe o post com os seus amigos por meio das redes sociais e contribua para que eles saibam mais sobre o assunto!

131 comentários sobre “Confira as vantagens da digitalização de documentos na empresa e como fazer!”

  2. do i need a doctor prescription to buy priligy Fluorescence activated cell sorting data were analyzed with the FlowJo software Flowjo, LLC

  12. Aw, this was a really good post. Spending some time and actual effort to generate a really good articleÖ but what can I sayÖ I hesitate a lot and never manage to get nearly anything done.

  14. Hello! This post could not be written any better! Reading this post reminds me of my good old room mate! He always kept talking about this. I will forward this post to him. Pretty sure he will have a good read. Thanks for sharing!

  17. I have been browsing online more than three hours today, yet I never found any interesting article like yours. It is pretty worth enough for me. Personally, if all website owners and bloggers made good content as you did, the net will be much more useful than ever before.

  18. Write more, thats all I have to say. Literally, it seems as though you relied on the video to make your point. You clearly know what youre talking about, why throw away your intelligence on just posting videos to your weblog when you could be giving us something enlightening to read?

  19. Howdy! I know this is kind of off topic but I was wondering which blog platform are you using for this site? I'm getting fed up of WordPress because I've had problems with hackers and I'm looking at alternatives for another platform. I would be awesome if you could point me in the direction of a good platform.

  20. Hey there! I could have sworn I've been to this blog before but after checking through some of the post I realized it's new to me. Anyhow, I'm definitely glad I found it and I'll be book-marking and checking back often!

  22. Excellent post. I used to be checking continuously this blog and I'm inspired! Extremely useful info particularly the ultimate phase 🙂 I handle such information a lot. I was looking for this particular info for a long time. Thanks and best of luck.

  24. Hello there, simply changed into aware of your blog via Google, and located that it's truly informative. I’m going to watch out for brussels. I will be grateful when you continue this in future. A lot of folks can be benefited out of your writing. Cheers!

  26. I just like the valuable info you provide on your articles. I’ll bookmark your blog and test again here regularly. I'm reasonably sure I’ll be told a lot of new stuff right here! Best of luck for the following!

  27. I like the helpful information you provide in your articles. I'll bookmark your blog and check again here frequently. I am quite certain I will learn many new stuff right here! Good luck for the next!

  29. Heya i'm for the primary time here. I found this board andI find It truly helpful & it helped me out much. I hope to provide something back andaid others such as you helped me.

  33. When someone writes an piece of writing he/she maintains the plan of a user in his/her mind that how a user can be aware of it. Therefore that's why this article is outstdanding. Thanks!

  36. Excellent read, I just passed this ontoo a colleague who wasdoing a littlee research on that. And he actually bought melunch since I fouhd it foor him smile Therefore let me repgrase that: Thankyou for lunch!

  37. Thank you, I have recently been searching for information approximately this subject for a while and yours is the best I have found out so far. But, what about the bottom line? Are you certain about the supply?

  49. Thanks for ones marvelous posting! I seriously enjoyed reading it,you will be a great author. I will make certain to bookmark your blog and will eventually come back from now on. I want to encourage you continue yourgreat job, have a nice afternoon!

  106. วันนี้หากอยากจะแทงบอล ไม่ว่าจะเป็นบอลโดดเดี่ยว บอลสเต็ป บอลสด ก็สามารถทำเป็นง่ายๆโดยไม่ต้องเดินทางไปโต๊ะบอลให้ยุ่งยาก เพียงแค่เข้ามาที่ UFABET คุณก็สามารถร่วมสนุกสนานกับพวกเราได้ทันที ฝากถอนอัตโนมัติไม่ยุ่งยากสบายเร็วทันใจไม่มีอันตราย

  110. Hey! Do you use Twitter? I'd like to follow you if that would be okay. I'm absolutely enjoying your blog and look forward to new posts.

  111. These are actually great ideas in about blogging. You have touched some pleasant things here.Any way keep up wrinting.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *