Gestão de documentos na era digital: como manter sua empresa organizada?

A organização dos registros da empresa gera impactos diretos na administração estratégica, facilitando o compartilhamento e a acessibilidade de dados e das informações importantes para a tomada de decisão do negócio, principalmente diante dos diversos processos e atividades rotineiras. Para ajudar nessa função, é essencial manter uma gestão de documentos eficiente.

Isso porque essa gestão é a aplicação de práticas com a finalidade de garantir o arquivamento adequado de qualquer documento, considerando sua natureza e as particularidades de manuseio.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo com as principais estratégias e como a tecnologia pode ser benéfica nessa função. Confira!

Quais são os benefícios em utilizar a tecnologia na gestão de documentos?

A tecnologia contribui bastante com a gestão de documentos da empresa. Entenda, a seguir, suas principais vantagens.

Eficiência dos processos

Documentos bem estruturados e armazenados de maneira organizada, com padrões bem definidos, são encontrados e acessados com agilidade. Por meio do uso de recursos tecnológicos é possível evitar a perda de tempo na procura de arquivos, atingindo a produtividade da equipe.

Otimização do espaço

Quando os arquivos são digitalizados, eles eliminam a necessidade de arquivos físicos. Assim, o espaço desocupado pode ser utilizado da forma que a organização achar mais adequado. Isso também gera a redução de custos com limpeza, conservação, impressão de papéis etc.

Entre as ferramentas mais utilizadas nesse processo podemos citar o arquivo em nuvem, nele as informações e dados são salvos em um servidor conectado à rede.

Aumento da qualidade

Quando os recursos digitais são aproveitados, consequentemente, melhora-se a qualidade da gestão de documentos. Manter esses arquivos conservados é fundamental no momento de consultar, realizar uma análise precisa e enviá-los para destinatários externos ou diferentes profissionais da própria companhia.

Como fazer o controle sob os acessos e manuseios de arquivos?

Uma gestão digital de documentos permite um maior controle em relação aos acessos. Isso ocorre pelo fato de que em um sistema virtual, como o ERP, é possível fazer o registro automático dos dados, possibilitando a verificação de eventuais modificações, inserções ou exclusões no conteúdo dos arquivos acessados.

Além disso, uma solução de gestão de documentos viabiliza a especificação dos requisitos e níveis de acesso permitidos para os mais variados arquivos, como:

  • por cargos e funções que podem manusear diferentes grupos de registro;
  • por relevância das informações presentes no documento;
  • pela urgência do acesso às informações, entre outras.

Quais práticas podem ser implementadas para garantir uma boa gestão de documentos?

Existem algumas medidas bastantes eficazes nesse processo de gestão de documentos. Elas contribuem bastante no momento do acesso, além de eliminarem possíveis perdas de dados relevantes, por isso precisam ser aplicadas. Conheça as principais!

Separe os arquivos conforme a utilização

Faça uma lista para administrar melhor os documentos e classifique por aqueles que:

  • precisam ser armazenados em formato físico, por exemplo, registros que têm assinaturas;
  • podem ser guardados de maneira digital, como as fichas cadastrais;
  • não devem ser arquivados depois do uso ou digitalização, como as cópias.

Elabore parâmetros de nomeação

Para simplificar a procura de documentos, crie um padrão de identificação para eles. Quando a quantidade de arquivos aumenta, é preciso ir além da organização por ordem alfabética, por exemplo, por siglas, setores, data, abreviação e demais.

Observe o tempo exigido de guarda do documento

Os arquivos não precisam ser guardados para sempre, no entanto, é fundamental respeitar as datas estabelecidas por lei. Fazer o descarte correto é uma ação necessária para manter espaço e permitir um acesso ágil daquilo que realmente é importante. Nesse sentido, levar em conta a temporalidade de cada papel é indispensável nesse caso. Por exemplo:

  • extratos bancários, IPVA, IPTU: a validade é de cinco anos;
  • comprovante de pagamento de obrigações previdenciárias: o prazo é de, no mínimo, 30 anos.

Nesses casos, mesmo quando arquivados em ambiente digital, é necessário mantê-los em formato físico.

Veja o que pode ser descartado

Na gestão documental há o processo de descarte, com o objetivo de impedir o acúmulo de arquivos, tanto no meio físico quanto virtual. É preciso manter apenas o que for útil para a empresa, porém, é preciso ter bastante atenção ao descartar as informações, averiguando os prazos mínimos de arquivamento, principalmente em relação aos documentos fiscais.

Monte uma rotina de digitalização

Devido as vantagens de contar com a tecnologia, como vimos, não há dúvidas da importância de digitalizar os documentos da companhia. Para manter a organização, coloque um porta documento para cada setor da empresa e solicite que todos os colaboradores depositem, no decorrer do dia, os papeis que devem ser digitalizados.

Para evitar confusão, é recomendável delimitar um período da rotina para realizar essa atividade, para manter a produtividade e evitar que os profissionais parem de realizar suas funções para fazer as digitalizações.

Realize backups

O backup dos arquivos digitalizados também precisa ser feito para garantir a segurança das informações. Então, atualize todos os registros de forma periódica, mantenha os documentos na máquina, nuvem e demais dispositivos, assegurando que todos os registros estarão acessíveis caso necessários.

Estabeleça políticas de utilização dos documentos

A padronização dos procedimentos é uma tarefa imprescindível para qualquer gerenciamento eficaz. Estabelecer normas claras para o uso e manuseio de documentos é uma forma inteligente de garantir o pleno funcionamento das atividades e impedir riscos, como extravios, danos, acesso de terceiros, alterações sem permissões etc.

Dentro das regras de uso, defina quais registros podem ser acessados por toda equipe e quais precisam ter acesso restrito.

Engaje a equipe no processo de gestão documental

Oriente os funcionários sobre a importância de contribuir para a gestão de documentos e quais ações podem ser aplicadas para tornar o processo mais simples, por exemplo:

  • cada setor ter um local reservado para separar os papeis que devem ser digitalizados;
  • definir o responsável por recolher os documentos e encaminhar para quem fará a digitalização;
  • informar quanto à restrição de alguns acessos e como a solicitação de permissão deve ser realizada.

Agora que você entende melhor sobre a gestão de documentos, ela deve estar entre as prioridades do negócio, tendo em vista que um acesso seguro e rápido de dados é fundamental para a tomada de decisão mais acertada.

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63 comentários sobre “Gestão de documentos na era digital: como manter sua empresa organizada?”

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