Como a gestão de documentos contábeis pode mudar seu negócio?

Em suma, tudo que ocorre dentro de um empreendimento está ligado à contabilidade. Por ser ela a responsável pela captação, pela distribuição e pelo armazenamento das informações, é essencial ter um completo controle da documentação relacionada. É nesse momento que a gestão de documentos contábeis surge para agilizar os processos empresariais.

Na rotina de uma empresa, os tipos de documentos são utilizados para fins distintos, sendo importante compreender o que cada um deles significa dentro do cotidiano gerencial para, então, organizá-los. Eles entregam dados relevantes para a organização, logo, não mantê-los acessíveis pode afetar diretamente os resultados.

Neste post, vamos falar sobre a importância da gestão de documentos contábeis e sobre como organizá-los de forma eficiente na empresa. Leia atentamente e confira!

O que são documentos contábeis?

Os documentos contábeis são aqueles que comprovam a movimentação do empreendimento e, consequentemente, geram a mutação do patrimônio. É a partir dessas ocorrências que é realizada a contabilidade propriamente dita.

Isso significa que eles comprovam todos os resultados apresentados, tanto gerenciais quanto fiscais. Logo, são determinantes para a tomada de decisão por parte dos gestores e são comprobatórios no que tange ao Fisco.

Entre os documentos contábeis, podemos destacar:

  • nota fiscal de saída;
  • nota fiscal de entrada;
  • extratos bancários;
  • duplicatas pagas;
  • comprovantes de pagamento;
  • documentos de encargos trabalhistas.

Cada um desses registros apresenta dados que serão escriturados e transformados em informações pela contabilidade. Ao analisarmos tais documentos, podemos perceber que eles apresentam o sistema de informação que circula dentro de um negócio.

Por esse motivo, são imprescindíveis para o bom andamento das rotinas e na gestão dos negócios. Perceba que a nota de entrada elenca o início do sistema. Nela, serão identificadas todas as bases para os setores, como estoque, financeiro, contabilidade e produção.

Na sequência, serão movimentados outros departamentos do empreendimento conforme são executadas as demandas. Dessa forma, não localizar esses dados quando requisitados pode ser um grave sinal de uma má gestão, uma vez que eles envolvem todos os departamentos da empresa.

Como utilizar a tecnologia como aliada na gestão de documentos?

Como sabemos, a tecnologia trouxe grandes benefícios para a humanidade. As empresas, certamente, foram grandes favorecidas nesses processos de informatização. No entanto, para que esses benefícios sejam concretos, é necessário saber usá-la.

Em um primeiro momento, é preciso investir recursos para a organização documental da empresa. Hoje, existem softwares que salvam todos os documentos na nuvem, trazendo facilidade na localização das informações e reduzindo espaços físicos dentro dos empreendimentos.

Além disso, a tecnologia flexibiliza os processos cadastrais, criando banco de dados de rápido acesso. Toda essa agilidade facilita a compilação das informações, gerando relatórios específicos para a necessidade de cada negócio.

Existem, também, empresas especializadas na gestão de documentos contábeis. Elas organizam e classificam cada documento conforme seus dados e arquivam-nos separadamente.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Para um controle mais rigoroso dos documentos, a organização é a base de tudo. Após a implementação desses processos, a empresa tende a identificar gradativamente as vantagens dessa realização.

Controle do estoque

Saber qual o estoque mínimo para a demanda solicitada, assim como a quantidade de produtos que a empresa tem, é determinante para o controle dos estoques.

Melhor segurança das informações

A gestão de documentos automatiza e torna as informações mais seguras, quanto ao seu acesso e à confiabilidade. Isso acontece porque reduz a possibilidade de erros humanos.

Aumento da produtividade

Com o acesso rápido aos dados, a produtividade tende a aumentar. Ademais, a redução dos documentos físicos agiliza o processo, uma vez que toda informação está dentro do sistema. Dessa forma, os colaboradores podem direcionar a sua atenção a outras atividades.

Melhor administração das despesas

Controlar toda a documentação é essencial para identificar e controlar os custos e as despesas. Isso afeta diretamente a saúde financeira da empresa. Uma vez que a documentação é corretamente organizada, os possíveis gargalos são identificados, além de ser viável fazer projeções eficientes para o futuro das finanças.

Agora que você sabe a importância da gestão de documentos contábeis, comece essas rotinas na sua empresa. O ideal é iniciar por pequenos passos, pois, assim, você verá os resultados.

Gostou de nossas dicas? Quais processos você aplica no seu negócio? Compartilhe suas experiências conosco deixando o seu comentário.

141 comentários sobre “Como a gestão de documentos contábeis pode mudar seu negócio?”

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