10 erros que você pode evitar ao terceirizar a contabilidade!

É importante estar atento e ter alguns cuidados ao gerenciar um negócio, tendo em vista que alguns erros contábeis praticados podem ocasionar prejuízos financeiros para as empresas, impactos nos resultados esperados e no crescimento sustentável do negócio e, até mesmo, complicações junto à Receita Federal. Nesse caso, terceirizar contabilidade é uma boa ideia.

Evitar que esses problemas aconteçam é um grande desafio para muitos gestores. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para mostrar os 10 principais erros cometidos na contabilidade para que você possa evitá-los ao contratar um profissional especializado. Confira!

1. Não fazer um planejamento tributário eficaz

O planejamento tributário é essencial para a companhia se organizar quanto ao pagamento dos tributos, para identificar o melhor enquadramento tributário e para encontrar meios legais de reduzir a carga tributária e de minimizar os pagamentos desnecessários de impostos e os consequentes impactos no orçamento. Por meio dessa ferramenta, também é possível identificar oportunidades que geram vantagens para a empresa, por exemplo, os incentivos fiscais.

Contudo, muitos contadores não realizam esse plano e acabam por pagar alíquotas elevadas sem necessidade. Por esse motivo, ao terceirizar contabilidade, você pode contar com essa ajuda para elaborar um planejamento eficaz e garantir que a organização estará regular perante a legislação e o Fisco.

2. Realizar cálculos errados

Errar os cálculos contábeis registrados nos livros contábeis também é um grande deslize. Isso porque atualizar esse documento é uma medida que requer cuidados. Quando não há uma previsão de números lançados, as chances de problemas ocorrerem são ainda maiores.

3. Deixar de organizar os documentos fiscais

É essencial que os documentos fiscais sejam arquivados da maneira adequada, considerando que as informações transmitidas e declaradas pela contabilidade da empresa devem ser comprovadas quando solicitadas nos casos de fiscalização.

Quando inconsistências forem encontradas nas informações, esses documentos vão ajudar na identificação de eventuais erros. Além disso, por meio deles, é possível averiguar a veracidade dos lançamentos no decorrer de auditorias, evitando a aplicação de multas e de demais penalidades.

4. Perder os recibos

É possível que ocorram alguns casos em que as companhias apresentam problemas com a Receita Federal ao perder os recibos. No entanto, hoje, já é possível digitalizar qualquer documento, diminuindo os espaços para estruturar os papéis e tornando essa falha bastante primária. Outro benefício da digitalização é a possibilidade de resgatar qualquer documento ou comprovar lançamentos caso alguma divergência seja apontada.

5. Não cuidar da emissão de notas fiscais

Quanto o setor contábil deixa de emitir as notas fiscais, a empresa não retém os impostos corretamente, além de não registrar as vendas realizadas e os serviços prestados. Assim, o Fisco não adquire todos os dados necessários para tributar as operações, fazendo com que a companhia pague os tributos incorretamente.

É necessário ter em mente que, a cada dia, a fiscalização se torna mais eficaz, já que, com a modernização dos sistemas, é possível fazer um cruzamento de dados ágeis. Caso erros sejam identificados, a companhia receberá a aplicação de multas graves, que podem levar à suspensão das atividades. Por isso, a emissão correta das notas fiscais é imprescindível.

6. Não usar os relatórios para ajudar a empresa

Além de os relatórios serem usados para registrar dados financeiros com o intuito de atender à legislação fiscal, a contabilidade também é importante para disponibilizar informações e resultados sobre as decisões tomadas. Assim, é viável verificar se estão ou não atingindo os objetivos esperados.

Por isso, outra falha comum de acontecer — e que não deve ser repetida — é deixar de utilizar os relatórios gerados por meio de informações relevantes. Isso porque eles podem indicar quais são os problemas que precisam ser resolvidos e as medidas adequadas para manter o fluxo de caixa saudável.

7. Deixar de elaborar uma agenda contábil

Diversos são os prazos a serem cumpridos pelo departamento contábil, como os de envio de declarações aos órgãos competentes, de pagamento de impostos, de cumprimento de obrigações acessórias, entre outros. Quando um calendário contábil não é elaborável, é possível que o contador enfrente problemas referentes a atrasos ou a descumprimentos relacionados às atividades a serem realizadas, gerando a aplicação de várias penalidades.

Esse erro pode ser solucionado de forma fácil por meio da criação de uma agenda contábil. É nela que o profissional deve inserir todos os prazos importantes e também é fundamental averiguá-la frequentemente para que toda tarefa seja cumprida no seu prazo.

8. Acumular lançamentos e conciliações

Algumas empresas cometem o erro de deixar informações sobre lançamentos e conciliações desatualizadas. Essa situação pode prejudicar bastante o desenvolvimento do negócio, já que, sem esses dados, os riscos de tomar decisões erradas são bem maiores, considerando que os relatórios e demonstrativos não trazem a situação real da rotina da instituição.

9. Cometer falhas nas escriturações fiscais

Entre as principais escriturações, podemos mencionar as relativas ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que exigem muita atenção no preenchimento e na entrega. Isso porque falhas, como valor incorreto, espaço em branco, entre outras, podem levar ao retrabalho e à necessidade de possíveis retificações nos documentos.

10. Não contar com as ferramentas apropriadas

Com o avanço da tecnologia e a inserção de novas tendências no segmento, contar com o auxílio de ferramentas eficazes é fundamental nas atividades contábeis. Nesse caso, é necessário aplicar os mecanismos de forma adequada como aliados, já que o sistema deve ser usado de acordo com as orientações do desenvolvedor para que as suas funcionalidades sejam usufruídas da melhor forma e para evitar informações incoerentes.

Escolher um sistema que seja adequado às características da empresa é uma decisão importante. Caso contrário, problemas ocorrerão na gestão contábil, além de ser uma perda grande não aproveitar todos os benefícios que uma ferramenta certa pode propiciar.

Agora que você conhece os principais erros contábeis cometidos e que devem ser evitados, uma ideia interessante é terceirizar contabilidade e contar com um serviço especializado para evitar maiores problemas. Afinal, as falhas apontadas no decorrer do conteúdo podem gerar diversos prejuízos na gestão e na saúde financeira do negócio, impedindo que o seu desenvolvimento aconteça.

Quer contar com uma equipe contábil qualificada e, assim, evitar que esses deslizes possam prejudicar a organização? Então, entre em contato com a gente e veja como podemos ajudar nesse processo!

162 comentários sobre “10 erros que você pode evitar ao terceirizar a contabilidade!”

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