Um dos pontos mais importantes do setor contábil nas organizações é contribuir, junto ao RH, para a elaboração da folha de pagamento — uma parte importante dos negócios e que impacta diretamente o clima organizacional, afinal, qualquer tipo de erro que prejudique os seus funcionários pode gerar uma grande insatisfação. Além disso, erros na folha de pagamento podem gerar conflitos judiciais, bem como sanções fiscais e, também, processos trabalhistas.
Por isso, é fundamental saber quais são as principais falhas cometidas e identificar de que forma evitá-las. Vamos mostrar as mais comuns a seguir, então, aproveite para tirar as suas dúvidas sobre o tema. Boa leitura!
1. Deslizes nos cálculos
Esse é um dos principais erros, principalmente, porque há uma série de percentuais que influenciam a folha de pagamento, tais como:
- Imposto de Renda;
- benefícios;
- contribuição sindical;
- INSS;
- faltas no serviço;
- cálculos de horas extras;
- adicionais de periculosidade, quando for o caso.
Caso algum dos descontos seja calculado de forma errada, isso pode impactar o valor final recebido pelo seu colaborador e trazer prejuízos para ele.
2. Falhas na observância de legislações trabalhistas e tributárias e de acordos coletivos
A legislação trabalhista e tributária exige cuidados por parte do contador, para que não sejam aplicados valores acima ou abaixo do que a lei determina. Por isso, é importante acompanhar quais são as principais taxas incidentes e as possíveis mudanças que podem gerar alterações nesses valores.
Além disso, é essencial levar em consideração os acordos coletivos de cada categoria, que devem ser devidamente respeitados. Ao utilizar um software para o controle de pagamento, por exemplo, esse ponto deve estar devidamente assinalado para evitar falhas que possam gerar números distorcidos.
É fundamental, também, marcar corretamente o enquadramento do colaborador nesse momento — ele é contratado CLT, PJ ou autônomo? Cada um dos cenários implicará um cálculo diferente.
3. Ausência de acompanhamento de possíveis mudanças nas corporações
Ter um banco de dados atualizado com os seus colaboradores é fundamental para identificar quais são as principais mudanças ocorridas e evitar situações que podem gerar prejuízos para o negócio ou, então, para os colaboradores.
Por exemplo, se essas informações não estiverem corretas, a sua empresa pode vir a realizar o pagamento para um colaborador que já foi desligado, gerando prejuízos para a organização. Também é possível, por exemplo, pagar benefícios que não são oferecidos em períodos de afastamento, como vale-refeição e vale-transporte.
Além disso, o prejuízo pode ocorrer, também, para o colaborador. A pessoa pode ter sido promovida e, devido à desatualização, o responsável pela folha pode não ter ciência desse fato e realizar um pagamento com um valor abaixo daquele acertado para o cargo atual.
4. Erro na previsão de custos
Outro erro comum é não realizar uma previsão de custos que avalie quais são os gastos que a empresa terá, ao longo de um período, para arcar com a folha de pagamento dos profissionais, tanto mês a mês quanto ao longo de um ano. Isso pode prejudicar o planejamento financeiro da sua empresa, levando à necessidade de recorrer a empréstimos para conseguir arcar com a remuneração dos colaboradores.
Erros na folha de pagamento podem gerar uma série de prejuízos para a sua organização, principalmente acerca do planejamento financeiro, bem como podem resultar em processos trabalhistas para o negócio. Por isso, é importante que o gestor tome os devidos cuidados para evitar problemas e garantir uma maior excelência nas suas atividades.
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